Стратеги болон гүйцэтгэлийн төлөвлөгөөний биелэлтийг тайлагнах, үнэлэхэд тавигдах шаардлага

НИЙТЛЭГ ШААРДЛАГА

Гүйцэтгэлийн тайлан иж бүрэн, алдаа мадаггүй, бодитой, итгэл үнэмшил төрүүлэхүйц, аль болох товч, тодорхой байх ёстой.

Иж бүрэн байх гэдэг нь бодлого, төлөвлөгөөг хэрэгжүүлэх, тайланд тусгагдсан асуудлуудыг зохих ёсоор нь зөв ойлгох болон тайланд тавигдах шаардлагад нийцүүлэн хэрэгцээтэй бүхий л мэдээллийг тайланд тусгасан, хавсаргасан байхыг хэлнэ.

Алдаа мадаггүй байх гэдэг нь гүйцэтгэлийн тайланд тусгагдсан зүйл үнэн бодитой, зөв зүйтэй илэрхийлэгдсэн байхыг хэлнэ. Гүйцэтгэлийн тайланд нэг л алдаа мадаг илэрвэл тэр нь бүхий л тайлангийн үнэн бодитой эсэхэд эргэлзэхэд хүргэж, хэрэглэгчдийн анхаарлыг тайлангийн гол агуулгаас хөндийрүүлж болзошгүй юм. Түүнчлэн, алдаа мадагтай тайлан нь уг тайланг гаргасан байгууллагад итгэх итгэлийг сулруулж, тайлангийн үр нөлөөг бууруулах эрсдэлтэй.

Бодитой байх гэдэг нь тайлангийн илэрхийлэл бүхэлдээ агуулга, өнгө аясын хувьд тэнцвэрт харьцааг барьсан байхыг хэлнэ. Тайланд тусгагдсан зүйлийг уншсан хүн өөрийн эрхгүй үнэмших байдлаар ямар нэгэн урьдчилсан байр суурьгүйгээр илэрхийлж чадвал тайланд итгэх итгэл мэдэгдэхүйц дээшилнэ.

Итгэл үнэмшил төрүүлэхүйц байх гэдэг нь гүйцэтгэлийн үр дүн зорилтуудад хариулт болж чадахуйц байх, үр дүнг үнэмшилтэй илэрхийлсэн байх буюу баримтаас урган гарсан байхыг хэлнэ. Ингэж бэлтгэгдсэн тайлан эрх бүхий албан тушаалтнуудын анхаарлыг гол асуудлуудад нь хандуулж, засаж залруулах, арга хэмжээг идэвхижүүлэхэд дөхөм болно.

Тодорхой байх гэдэг нь гүйцэтгэлийн тайланг уншиж, ойлгоход хялбар байхыг хэлнэ. Тайлан нь тухайн сэдвийн боломжоос хамааран аль болох тодорхой бөгөөд энгийн үг хэллэгээр бичигдсэн байх ёстой. Амар хялбар байдлаар илэрхийлэхийн тулд утга санааг шулуухан илтгэсэн, техникийн бус үг хэллэг ашиглах нь чухал. Товчилсон үгийг аль бол бага хэрэглэх нь зүйтэй. 

Товч байх гэдэг нь тайлан хэлэх гэсэн зүйлээ бусдад хүргэхээс илүү урт байх ёсгүй гэсэн үг. Хэт их дэлгэрэнгүй мэдээлэл оруулах нь тайлангийн ач холбогдлыг бууруулах, хэлэх гэсэн гол санааг далдлах, хэрэглэгчдийг төөрөгдүүлэх эрсдэлтэй. Мөн шаардлагагүй бол нэг зүйлийг дахин давтахаас сэргийлэх хэрэгтэй.

ТУСГАЙ ШААРДЛАГА

Нэг ажил үйлчилгээ, арга хэмжээний гүйцэтгэлийг 2000 тэмдэгтэд багтааж тайлагнана. Тайлагнахдаа дараах асуудлыг заавал тусгасан байна.

- Тухайн ажлын гүйцэтгэл нь төлөвлөсөн үр дүнд хүрсэн эсэх

- Төлөвлөсөн үр дүнд хүрээгүй бол түүний шалтгаан, нөхцлийг тодорхой дурдах

Гүйцэтгэлийн тайланд тусгагдсан мэдээллийн үнэн зөв байдлыг холбогдох байгууллага, албан тушаалтан хариуцдаг байна.

Гүйцэтгэлийн мэдээлэл нь байгууллага дотор хэвтээ, босоо аль аль чиглэлд урсаж байх шаардлагатай. Хэвтээ чиглэлд мэдээлэл харилцан хуваалцаж хэрэглэх нь маш чухал. Хүмүүс өөрсдийн ажиллаж буй байгууллага болон бусад байгууллага ямар мэдээлэл цуглуулж байгааг мэддэг байх хэрэгтэй.

Мэдээллийн чанарын гурвалжин

Бүх шалгуур үзүүлэлтийн (гүйцэтгэл ба үр дүн) мэдээлэл цуглуулах тогтолцоо нь 3 үндсэн шалгуурыг хангах шаардлагатай. Найдвартай, баталгаатай, цаг үеэ олсон байх. Эдгээр шалгуурын аль нэгийг хангаагүй бол тогтолцооны найдвартай байдал алдагдана.

Хяналт-шинжилгээ гэдэг нь стратегийн болон гүйцэтгэлийн зорилт, арга хэмжээний хэрэгжилтийн явцыг урьдчилан тодорхойлсон  шалгуур үзүүлэлтийн дагуу хянах, мэдээлэх үйл ажиллагаа юм.

Үнэлгээ нь гэдэг нь стратегийн болон гүйцэтгэлийн зорилт, арга хэмжээний хэрэгжилтийг төлөвлөсөн түвшинд хүрсэн эсэхэд дүн шинжилгээ хийж өгсөн үнэлэлт юм.

Явцын үнэлгээ гэдэг нь хяналт-шинжилгээний мэдээлэлд үндэслэн зорилт, арга хэмжээний хэрэгжилт төлөвлөсөн түвшинд хүрч байгаа эсэхэд үнэлгээ хийх, хүрээгүй бол шалтгаан нөхцлийг тодорхойлж, үр дүнг сайжруулах дүгнэлт, зөвлөмж гаргах үйл ажиллагаа юм.

Эцсийн үнэлгээ гэдэг нь стратегийн болон гүйцэтгэлийн зорилт, арга хэмжээ хэрэгжиж дууссаны дараа хэрэгжилтийг үнэлж, үр дүн, үр ашиг, үр нөлөөг тодорхойлон, цаашид тухайн чиглэлээр ямар арга хэмжээ хэрэгжүүлэх, эсхүл зогсоох талаар дүгнэлт, зөвлөмж гаргах үйл ажиллагаа юм.

Хяналт-шинжилгээ, үнэлгээний хэрэглээ

- Нөөц хуваарилалтын талаар шийдвэр гаргахад дэмжлэг үзүүлэх;

- Асуудлын шалтгааны талаар дахин авч үзэх;

- Шинээр гарч буй асуудлыг тодорхойлох;

- Өрсөлдөх, эсвэл хамгийн оновчтой хувилбарын талаар шийдвэр гаргахад дэмжлэг үзүүлэх;

- Төрийн захиргааны өөрчлөлт шинэчлэл ба санаачилгад дэмжлэг үзүүлэх;

- Асуудлын шалтгаан болон хэрхэн хариу арга хэмжээ авах талаар санал нэгдэх. 

ҮНЭЛГЭЭНИЙ МЭДЭЭЛЭЛ, ТҮҮНИЙ АЧ ХОЛБОГДОЛ

Удирдлагын шийдвэр гаргахад үнэлгээний мэдээлэл дараах дэмжлэгүүдийг үзүүлдэг.

1. Төлөвлөсөн болон бодит гүйцэтгэл хоорондын зөрүү. Шалгуур үзүүлэлтүүдийг тогтмол хэмжих явцад төлөвлөсөн болон бодит гүйцэтгэл хооронд зөрүү их байгаа тохиолдолд үнэлгээний мэдээлэл маш чухал байна. Удирдлага яагаад гэдгийг мэдэх хэрэгтэй.

- “Юунаас болж бид төлөвлөсөн гүйцэтгэлээс доогуур байна, эсвэл бидний үйл ажиллагаа сайн байгаа учраас төлөвлөснөөсөө илүү байна уу?”

Удирдлага төлөвлөлт болон бодит гүйцэтгэл ижил байдаггүй бөгөөд зөрүү гарч болохыг өөрсдийн туршлагаас мэднэ. Гэхдээ, зөрүү маш их, тогтвортой байгаа нөхцөлд эргэн харж, зөрүү гарсан шалтгааныг олж засах, эсхүл сайн гүйцэтгэлийг түргэтгэх эсэхийг шийдвэрлэх шаардлагатай.

2. Үр дүнд төлөвлөлт болон гүйцэтгэлийн оруулж буй хувь нэмэр. Үнэлгээний мэдээлэл нь үр дүнд төлөвлөлт болон гүйцэтгэлийн оруулж буй хувь нэмрийн ялгааг тодорхойлох явдал.

2.1. Сайн төлөвлөлт, сайн хэрэгжилт – Хүлээгдэж буй үр дүнд хүрсэн байна. Удирдлагууд, төлөвлөгчид болон хэрэгжүүлэгчид цөм өөрсдийн үйл ажиллагаанд сэтгэл хангалуун байна. 

2.2. Сул төлөвлөлт, сайн хэрэгжилт – Үр дүн нь бага буюу огт алга. Үнэлгээний асуулт нь төлөвлөлтөд чиглэнэ.

- Төлөвлөлт оновчтой байсан уу?

- Энэ нь хэрэгжилт сайн байсан тохиолдолд хүлээгдэж буй үр дүнг бий болгох уу?

- Асуудлыг зөв ойлгож, ойлгомжтой тодорхойлж чадсан уу?

- Санал болгож буй өөрчлөлтийн арга зам нь асуудлын гол шалтгаанд чиглэж, хандаж чадсан уу?

2.3. Сайн төлөвлөлт, хангалтгүй хэрэгжилт – Үр дүн нь бага буюу огт алга. Үнэлгээний асуулт нь хэрэгжилтийн үйл явцад чиглэнэ.

- Хийгдэх ёстой ажлуудыг хийсэн үү?

- Хэзээ ямар дарааллаар хийсэн бэ?

- Ямар хэмжээний дэмжлэг байсан бэ?

- Ажилтнуудын мэдлэг, туршлага ямар байсан бэ?

Анхаарч буй асуудал нь амжилттай хэрэгжиж болох байсан бодлого, төлөвлөгөөний хэрэгжилт хангалтгүй, үр дүнгүй гэж дүгнэхэд хүргэсэн хэрэгжилтийн явцад тохиолдсон зүйлээс суралцах явдал.  

2.4. Сул төлөвлөлт, хангалтгүй хэрэгжилт – Үр дүнгийн ямар ч ул мөр алга. Зөвхөн хоосон сайхан санаа л байна. Удирдлагын хувьд энэ ажлыг хурдан зогсоох шаардлагатай.

3. Нөөцийн хуваарилалт. Зорилт, арга хэмжээний нөөцийн хуваарилалт хийх үед үнэлгээний мэдээлэл нь удирдлагуудад юу үр дүнтэй, үр ашигтай хэрэгжих, эсвэл хэрэгжихгүй байгаа талаар дүн шинжилгээ хийхэд дэмжлэг үзүүлдэг.

4. Үр дүнгийн талаарх зөрчилтэй баримт. Үнэлгээний мэдээлэл нь зорилт, арга хэмжээнүүд ижил төстэй боловч өөр өөр үр дүнтэй байх үед чухал юм. Илт тодорхой үр дүн бүхий харьцуулж үзэхүйц зорилт, арга хэмжээний хувьд хаана юу болж байгаа талаар асуулт үргэлж хөндөгдөж байдаг. Үүнд:

- Зөрүүтэй үр дүнд хүргэж буй хэрэгжилтийн явц дахь илэрхий ялгаа байгаа эсэх?

- Эсвэл гол хүмүүс нь үйл ажиллагааны үндсэн зорилго, логик үндэслэлийг ойлгоогүйн улмаас ихээхэн өөр чиг хандлагад хүргэх харилцан адилгүй зааварчилгаа, чиглэл өгч байна уу?

- Эсвэл гурав дахь боломж болох тайлагнах арга хэмжээ нь харьцуулалт хийх боломжгүй болтлоо ялгаатай байна уу?

ҮНЭЛГЭЭ, ТҮҮНИЙ ХЭЛБЭРҮҮД

Харилцан адилгүй асуултад хариулт өгөх “бүгдэд таардаг” үнэлгээний загвар гэж байхгүй. Удирдлагууд үнэлгээнээс юу олж мэдэхийг хүсч байгаа талаар тодорхой ойлголттой байх нь чухал. Үүний адилаар, үнэлгээний мэдээлэл гаргаж буй хүмүүс удирдлагад юу хэрэгцээтэй байгааг мэдэж байх хэрэгтэй. Тавьж буй асуулт болон хариулж буй мэдээлэл хооронд зөрүүтэй байх нь хэн хэндээ үр ашиггүй.

Үнэлгээний аргачлалууд

Аргачлал №1. Гүйцэтгэлийн логик холбоосыг үнэлэх аргачлал нь төлөвлөлтийн цаад учир шалтгааныг судалдаг. Үнэлгээ нь өмнөх ижил төстэй ажил, судлагдсан байдал зэрэгт үндэслэн төлөвлөж буй зорилт, арга хэмжээ нь хүлээгдэж буй үр дүнд хүрэх магадлалыг авч үздэг. Үнэлгээний зорилго нь муу төлөвлөлтөөс зайлсхийх явдал юм.

Аргачлал №2. Хэрэгжилтийн өмнөх үнэлгээ нь хэрэгжилтийн үе шатанд орохоос өмнө удирдлагын зүгээс нарийвчлан тодруулах 3 стандартыг авч үздэг. Дараах асуултуудад стандартууд багтсан байна.

- Үр дүнг хэмжиж болохуйц хэлбэрээр илэрхийлэх боломжтой байх үүднээс зорилго, зорилтыг оновчтой тодорхойлсон байна уу?

- Хэрэгжилт хэрхэн явагдах болон амжилттай хэрэгжилтийг хангалтгүй хэрэгжилтээс хэрхэн ялгаж дүгнэхийг тодорхой илтгэх үндэслэл сайтай, бодитой хэрэгжилтийн төлөвлөгөө байна уу?

- Нөөцийн ашиглалт нь тогтоосон үр дүнд хүрэх үүднээс тавигдаж буй шаардлагад нийцэж, тохирч байна уу?

Үнэлгээний зорилго нь хэрэгжилтийн эхнээс л алдаа гаргахгүй байх нөхцлийг бүрдүүлэх явдал юм.

Аргачлал №3. Хэрэгжилтийн үнэлгээ нь хэрэгжилтийн асуудалд голчлон анхаардаг.

- Төлөвлөсөн ажлуудаас юу хэрэгжиж, юу хэрэгжсэнгүй вэ?

- Хэрэгжүүлэхээр төлөвлөсөн болон бодитойгоор хийгдсэн зүйлсүүдийн хооронд ижил төстэй, уялдаа холбоо юу байна?

- Зардал, шаардагдах цаг хугацаа, ажилтнуудын ур чадвар ба чадавхи, хэрэгцээтэй санхүүгийн нөөц, техник хэрэгсэл ба ажилтнууд, мөн улс төрийн дэмжлэгийг төлөвлөгөөнд хэр оновчтой, нарийвчлалтай тусгасан бэ?

- Хэрэгжилтийн үе шатанд урьдчилан тооцоолоогүй (төлөвлөгөөгүй) ямар гарц, эсвэл үр дүн гарсан бэ?

Анхаарах асуудал нь хэрэгжилтийн үйл явц юм. Удирдлагууд өөрсдийн тодорхойлсон үр дүнд хүрэх явцад засч залруулах зүйл байгаа эсэхийг тогтооход энэ мэдээллийг ашиглана.

Аргачлал №4. Шуурхай үнэлгээ нь тухайн цаг хугацаанд бодит байдлын үнэлгээ хийх бөгөөд тодорхой зорилт, арга хэмжээний явцын талаар шийдвэр гаргагчдыг нэн даруй шинэчилсэн мэдээллээр хангах боломж олгодог. Үнэлгээний мэдээлэл цуглуулах 5 үндсэн арга байдаг.

- Гол мэдээлэл өгөгчтэй ярилцлага хийх

- Зорилтот бүлэгтэй ярилцлага хийх

- Олон нийттэй ярилцлага хийх

- Зохион байгуулалттай шууд ажиглалт

- Санал асуулга. 

Шуурхайн үнэлгээ нь албан ёсны, системчилсэн үнэлгээний аргатай харьцуулахад шаардлагатай мэдээллийг түргэн, цаг тухайд нь харьцангуй бага зардлаар боловсруулдаг. Ийм үнэлгээ нь зорилт, арга хэмжээ зөв хэрэгжиж байгаа эсэхийг харуулах шуурхай мэдээлэл бий болгодог. Гэвч хувь хүний үзэл бодол тусгагдах, хялбар батлагдан дахин гаргах боломжтой тоон мэдээлэл хангалтгүй байдаг зэргээс шалтгаалан шуурхай үнэлгээний найдвартай, баталгаатай, үнэмшилтэй эсэх талаарх асуултыг нээлттэй үлдээх хэрэгтэй. Ерөнхийдөө, шуурхай үнэлгээ нь явцын дунд засч залруулах хэрэгцээ байгаа эсэх талаар яаралтай дүгнэлт гаргах боломжийг олгодог.

Аргачлал №5. Нөхцөл байдлыг судалгаа нь зорилт, арга хэмжээний хувьд юу болсон талаар илүү тодорхой ойлголт авахын тулд удирдлагад нарийвчилсан мэдээлэл шаардлагатай үед хэрэглэхэд тохиромжтой үнэлгээний арга юм. Нөхцөл байдлын судалгаанаас удирдлага дараах 6 төрлийн мэдээллийг авах боломжтой.

- Нөхцөл байдлын судалгаа нь илүү ерөнхий байдлыг харуулж чаддаг.

- Тодорхой салбар, эсвэл асуудлын талаар мэдээлэл бага байх үед шинжлэн судалж чаддаг.

- Чухал нөхцөл, асуудалд анхаарал тавьдаг (төсөл, хөтөлбөрийн өндөр үр дүн, эсвэл аймшгийн уналт),

- Хэрэгжилтийн үйл явцыг сонгон ул суурьтай гүнзгий хянаж, судалдаг.

- Санаачилгаас бий болсон төсөл, хөтөлбөрийн үр дүнг судалж чаддаг.

- Олон тооны нөхцөл байдлын судалгааг дүгнэж, нэгтгэсэн үед нөхцөл байдлын илүү өргөн хүрээтэй ойлголтоор хангаж чаддаг.

Аргачлал №6. Үр нөлөөний үнэлгээ нь гарч ирсэн өөрчлөлтийг олж, эдгээр нь юуны улмаас бий болсныг тогтоох гэж оролддог (зөвхөн баримт нотолгоо гарсны дараа биш) сонгодог үнэлгээ юм. Үнэлгээ нь баримт мэдээллийн дүнд мэдсэн үр нөлөөний ямар хэсэгт нь хэрэгжүүлсэн арга хэмжээ нөлөөлсөн болон өөр үйл явдал, нөхцөл байдлын дүнд ямар өөрчлөлт гарах байсан гэдгийг тодорхойлохыг зорьдог. Гол зорилго нь баримт нотолгоогоор илрүүлсэн өөрчлөлтийн үндэс, шалтгаан юм. Үнэлгээний энэ хэлбэр нарийн түвэгтэй, ялангуяа хэрэгжүүлсэн арга хэмжээ дууссаны дараа хийхэд хэцүү байдаг (хэрэв үр дүн тодорхой байгаа бол илэрч гарч ирэхэд цаг хугацаа шаардагдсан байгаа). Хэрэгжилт дууссан болон өөрчлөлтийг тодорхойлох оролдлого хоёрын хооронд хугацаа урт байх тусам хүлээгдэж байсан үр дүнд эерэг, эсвэл сөрөг байдлаар өөр бусад хүчин зүйлс хөндлөнгөөс нөлөөлөх магадлал их болох бөгөөд өөрчлөлтийг хэмжихээр төлөвлөсөн цаг хугацааны асуудал мөн алдаатай болж, үр дүн нь бусад шинээр гарч ирж буй нөхцөл байдалд уусан алга болно.

Хамаарлын асуудлыг авч үзэх авч үзэх бас нэг арга бол хэрэв арга хэмжээ аваагүй бол юу болох байсан бэ хэмээн баримт сөргүүлэх, асуудал дэвшүүлэх явдал юм. 

Аргачлал №7. “Мета” үнэлгээ нь нэг буюу ижил төстэй санал санаачилгын хувьд хийгдсэн хэд хэдэн үнэлгээг судалж, дүн шинжилгээ хийх үйл ажиллагаа юм. Мөн үнэлгээний ажилтнуудын гүйцэтгэлийн чанарыг үнэлэх, үр дүнгийн үнэлгээнд хийсэн үнэлгээ байдлаар хэрэглэгдэнэ.

“Мета” үнэлгээ нь “Тухайн асуудлын талаар бид юу мэдэж байна, итгэл үнэмшил хэр байна?” гэдгийг мэдэх харьцангуй хурдан арга юм.